9 советов как хорошо провести онлайн-мероприятие
Пандемия Covid-19 изменила повседневную жизнь людей во всем мире. Продолжающаяся пандемия бросает людям вызов, физическое дистанцирование стало новой реальностью для социального взаимодействия, а учебные заведения стали обучать в режиме онлайн.
Мероприятия также переходят онлайн и географическое расстояние становится все меньшим барьером для участия. Теперь посещение таких мероприятий не требует больших бюджетных затрат — нет расходов на дорогу, питание и аренду жилья. У организаторов мероприятий также снижается административная нагрузка — больше не нужно оформлять приглашения для получения визы, бронировать гостиницы или организовывать другие вещи для участников мероприятия. Теперь, желающим легче наслаждаться мероприятиям, просто включив свои устройства и виртуально войдя на платформу.
С конца марта 2020 года в Казахстане объявлен карантин, и организации перешли на онлайн-режимы взаимодействия. С этого времени Департамент по студенческим делам Назарбаев Университета (Команда по лидерству и взаимодействию) перевел студенческую жизнь с кампуса в онлайн формат. В апреле 2020 года, они провели первые Виртуальные выборы Президента студенческого правительства, ежедневно поддерживают студенческие клубы, организовывают собственные мероприятия, и день за днем оттачивают навыки организации виртуальных мероприятий. Благодаря полученному опыту проведения виртуальных мероприятий студенческой жизни, теперь ДСД предлагают свои рекомендации по организации тщательно спланированных онлайн-мероприятий.
Платформа. Чтобы организовать мероприятие, выберите правильную платформу. Zoom, Microsoft Teams, Instagram, YouTube и другие доступны для организации концертов, конференций, соревнований и т.д. Однако не все из них хороши для каждого события. Например, Instagram подходит для проведения гостевых лекций. YouTube же отличный вариантом для проведения заранее записанного концерта, а Zoom для проведения соревнований, используя опцию «Комнаты для сессий». Определите необходимые функции и выберите идеальную онлайн-платформу на основе этих критериев.
Подключение к Интернету. Главным приоритетом онлайн-мероприятий является подключение к Интернету. Если ваше подключение к Интернету нестабильно, а Вы организатор мероприятия, то нужно найти со-организатора, у которого подключение лучше. Этот человек поможет в проведении мероприятия.
Фон. Правильно выбранный фона действительно задает тон мероприятию и не будет отвлекать аудиторию. Различные онлайн-фоны придают профессиональный внешний вид. В случае, если ваше устройство не работает или не поддерживает функцию использования виртуального фона, создайте профессиональный эффект самостоятельно. Устройтесь в той части дома где есть светлая или не очень яркая стена, аккуратная книжная полка, или картина на стене и т.д. Выбирайте стиль в зависимости от мероприятия и аудитории, например, если Вы воспитатель в детском саду, то можно использовать яркое изображение или разместить вокруг себя несколько игрушек.
Дресс-код. Обратите внимание на одежду и внешний вид. Несмотря на то, что вы находитесь онлайн, вы все равно должны выглядеть профессионально. Во время карантина и дистанционной работы на дому многие люди стали меньше беспокоиться о том как они выглядят. Во время онлайн встреч Вы не надевайте домашнюю или неаккуратную одежду. Неважно, насколько мало ваше мероприятие, убедитесь, что вы выглядите аккуратно и одеты красиво.
План «Б», «В» и т.д. Достаточно сложно контролировать подключение к Интернету или предсказать перебои с электричеством, равно как и другие проблемы, которые могут возникнуть во время мероприятия. Поэтому убедитесь, что у вас есть резервный план. В случае, если основной организатор внезапно отключится, назначенный заранее со-организатор, поделится презентациями, видео, сценариями и т.д. Обратите внимание, что со-организаторами могут быть несколько человек.
Ведущий. Еще один важный фактор при проведении мероприятия — это человек, который будет его вести. Хороший ведущий может справиться с непростой задачей — удержать внимание людей на протяжении всего мероприятия. В условиях нового онлайн формата, важно помнить, что это не каждому под силу. Некоторые ведущие отлично проводят оффлайн мероприятия, но могут быть не так успешны при проведении онлайн. Перед тем, как выбрать ведущего, протестируйте кандидатов. Устройте пробное выступление на 20 минут, где потенциальные ведущие продемонстрируют свои навыки онлайн. Такое испытание поможет оценить навыки работы с камерой и способность устанавливать зрительный контакт с аудиторией; узнать о состоянии подключения к Интернету; и способности действовать и развлекать аудиторию в случае возникновения развлекать аудиторию во время технических неполадок идругих непредвиденных ситуаций.
Творчество. Будьте креативны и сделайте свое мероприятие особенным и непохожим на другие. Не ограничивайте себя и воображение. Не думайте, что не можете чего-то сделать, дайте шанс любым сумасшедшим идеям, а если не знаете как реализовать их, то погуглите.
Технические навыки. Это здорово, если вы владеете техническими навыками и, к примеру, умеете монтировать видео, создавать плакаты и т.д. Если нет таких навыков, то всегда можно научиться или найти людей, которые смогут помочь. Некоторые крутые промо-видео или технические переходы во время мероприятия только делают его лучше.
Репетиция. Даже если вы провели сотни онлайн-мероприятий, не забудьте провести репетицию. Как минимум 2 репетиции до дня проведения самого мероприятия помогут выявить некоторые проблемы и решить возникшие на репетициях вопросы заранее.